Ergänzend zu den automatischen System-E-Mails, können innerhalb der Stellen- und Bewerbungsprozesse bei der Ausführung von Aktionen, E-Mail-Vorlagen genutzt werden. Im Gegensatz zu den System-E-Mails kann der Inhalt der E-Mails vor dem Versenden angepasst werden. Über die Zuordnung von Kategorien wird gesteuert, welche E-Mail-Vorlagen bei welcher Aktion zur Verfügung stehen. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die verfügbaren E-Mail-Vorlagen zu den einzelnen Aktionen:
| Aktionsbezeichnung | Kategorien der E-Mail-Vorlagen | Empfänger |
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Stellenanzeige veröffentlichen |
Benachrichtigung Personalrat |
Mitbestimmungsgremien |
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Personalabteilung anschreiben |
Benachrichtigung Personalbearbeiter |
Zuständiger Personalbearbeiter Stellv. Personalbearbeiter |
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Stellenanzeige nicht freigeben |
Benachrichtigung Fachbereich |
Vorgesetzter Weitere Ansprechpartner |
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Vorstellungstermin vereinbaren |
Abstimmung Vorstellungstermin |
Bewerber*in |
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Vorstellungstermin vereinbart |
Bestätigung Vorstellungstermin |
Bewerber*in |
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Bewerber/in eine Nachricht senden |
Nachricht an Bewerber |
Bewerber*in |
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Interne Kommunikation |
Kommentar zur Bewerbung |
Frei wählbar aus: |
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Absage versenden |
Absage an Bewerber |
Bewerber*in |
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Neuen Termin senden |
Abstimmung Vorstellungstermin |
Bewerber*in |
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Absage des Bewerbers dokumentieren |
Absage durch Bewerber |
Vorgesetzter Weitere Ansprechpartner |
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Kurzzusage versenden |
Zusage an Bewerber |
Bewerber*in |
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Einstellungsantrag an Personal senden |
Einstellungsantrag an Personal senden |
Zuständiger Personalbearbeiter Stellv. Personalbearbeiter |
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Bewerber soll eine Absage erhalten |
Kommentar zur Bewerbung |
Frei wählbar aus: |
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Einstellung dokumentieren |
Kommentar zur Bewerbung |
Frei wählbar aus: |