Abhängig von der gewählten Projektart steht nach dem ersten Speichern eine Kosten-Nutzen-Kalkulation zur Verfügung. Diese Funktion bildet die Grundlage für das KHZG-Fördercontrolling und ist daher für KHZG-Projekte zwingend zu befüllen. Die Kosten-Nutzen Kalkulation im KHZG-Projekt ist für die Planung und spätere Kostendokumentation von KHZG-Projekten optimiert.
Die Kosten-Nutzen-Kalkulation ermöglicht die Berechnung der Wirtschaftlichkeit eines Projektvorhabens. Dazu werden Projekt- und Betriebskosten (2) geplant und möglichen Nutzeneffekten (1) aus Förderung, Erlösen oder erwarteten Einspareffekten gegenübergestellt. Daraus errechnet sich die Wirtschaftlichkeit (3) des Vorhabens. Der ausgewiesene Wert zeigt an, ob das Vorhaben in Summe einen positiven Kapitalwert ausweist oder nicht.
Für die KHZG-Projekte werden im Abschnitt 1 die Plankosten erfasst, die in die Förderantragsstellung eingeflossen sind. Unter Abschnitt 2 wird der Projektnutzen, insbesondere die Fördersumme erfasst, die in den Bedarfsmeldungen ausgewiesen wurde. Ergänzend zur Planung im Zuge der Antragstellung, müssen Kosten und Erlöse über den Planungszeitraum entsprechend verteilt werden. Grundlage für die Kostenplanungen sind in der Regel indikative Angebote der Hersteller. Diese Angebote sollten im Dokumentreiter am Projektantrag hochgeladen werden. In den meisten Fällen ergibt sich bei KHZG-Projekten eine ausgeglichene Bilanz, d.h. die Projektkosten sollen zu 100 % aus Fördermitteln finanziert werden.