Die internationale Project Management Association definiert den Projektbegriff wie folgt: „Ein Projekt ist ein einmaliges, befristetes, interdisziplinäres, organisiertes Vorhaben, um festgelegte Arbeitsergebnisse im Rahmen vorab definierter Anforderungen und Rahmenbedingungen zu erzielen.“
Die wichtigsten Rahmenbedingungen dabei sind:
• Zeitlicher Rahmen: Erreichen wir die definierten Ziele im Zeitplan?
• Finanzieller Rahmen: Erreichen wir die definierten Ziele im definierten Budget?
• Qualitätsrahmen: Werden die definierten Anforderungen erfüllt, werden die Projektziele erreicht?
Diese drei Rahmenbedingungen sind somit die wesentlichen Steuerungsparameter für den/die Projektleiter/in. Projekterfolg bedeutet also: Die angestrebten Ziele können unter den gegebenen Rahmenbedingungen erreicht werden. Wir werden dafür weder mehr Zeit noch mehr Geld als im Projektantrag geplant benötigen.
In der Realität bedrohen täglich unterschiedliche Risiken den Projekterfolg wie z.B.:
• Die Chipkrise spitzt sich zu und Hardwarelieferungen verzögern sich
• Mitarbeitende fallen (krankheitsbedingt) aus und stehen nicht im ursprünglich geplanten Umfang für Projektarbeit zur Verfügung
• Leistungen können nicht zu den ursprünglich geplanten Preisen bezogen werden.
Risiken zu erkennen und darauf angemessen zu reagieren ist eine zentrale Aufgabe der Projektleiter. Zur Projektsteuerung eigenen sich im System insbesondere die Ansicht „Agil“ (vgl. Die Projektübersicht), die Aufgabenliste zur Priorisierung und die Statusberichterstattung zur Eskalation bei erkennbaren Planabweichungen.