Kundendokumentation

Projektmanagement

Kapitel

Mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) hat der Gesetzgeber ein Investitionsprogramm für Krankenhäuser initiiert, um die Digitalisierung und die Informationssicherheit in deutschen Krankenhäusern wesentlich voranzubringen. Das Gesetz schreibt Anforderungen vor, die bis Dezember 2024 umgesetzt werden müssen, um finanzielle Sanktionen abzuwehren und den Mittelzufluss aus Förderanträgen abzusichern. 

Dies stellt Krankenhäuser vor erhebliche Herausforderungen: 

  • Eine Vielzahl parallellaufender Digitalisierungsprojekte.
  • Hohe Anforderungen an ein wirkungsvolles Fördercontrolling.
  • Berücksichtigung des landesspezifischen Vergaberechts beim Einkauf von Lösungen und Leistungen.
  • Umfangreiche Veränderungen in Organisationsabläufen. 

Um diesen Anforderungen zu begegnen, müssen verschiedene Maßnahmen auf den Weg gebracht werden. Eine Organisation / Person muss die Digitalisierung verantworten Ein zentrales Projektmanagement-Office (PMO) übernimmt die Administration zur Steuerung und zum Controlling der KHZG-geförderten Projekte. 

Bei der Planung und Förderantragsstellung wurden die gesetzlichen Anforderungen bewertet und Projektvorhaben identifiziert, welche umgesetzt werden müssen, um die Anforderungen des Gesetzgebers fristgerecht zu erfüllen. Die Condat AG bietet mit der Smart Health Solution (CSHS) eine Serviceplattform an, mit der Sie optimal bei der Planung, der Umsetzungsdokumentation und beim Fördercontrolling unterstützt werden. Auf Basis der CSHS haben Sie die Möglichkeit in Ihrem Unternehmen eine Multiprojektmanagementkultur zu etablieren. 

Dieses Dokument beschreibt die grundlegenden Konzepte und Strukturen zum Programm-, Projekt- und Anforderungsmanagement. Es stellt dar, wie Projektantragsprozesse in der Software digital abgebildet werden und wie prüfsichere Beschaffungen und (öffentliche) Ausschreibungen durchzuführen sind. Weiterhin werden die möglichen Rollen der Mitarbeiter*innen im Multiprojektmanagement beschrieben. Die folgenden Kapitel enthalten Empfehlungen für den Aufbau von Prozessen und Strukturen, um die Software optimal für eine wirkungsvolle Programm-, Portfolio- und Projektsteuerung zu nutzen. 

Das Dokument adressiert alle Mitarbeiter*innen, die an (Digitalisierungs-)Programmen und -Projekten mitarbeiten. 

Das mediance-Framework

Die Umsetzung der CSHS-Module zum Multiprojektmanagement wurden auf Basis des mediance-Frameworks kontinuierlich weiterentwickelt. Das mediance-Framework hilft dabei keine Chance zu verpassen und die Performance der Organisation kontinuierlich zu verbessern. Dazu stärken wir die Governance (Führungsprozesse) und die Compliance (Regeltreue). Die perfekte Balance entsteht durch Spaß und Agilität.

Programme

Programme strukturieren die Themen im Rahmen der Unternehmensentwicklung und ermöglichen ein wirkungsvolles und wirtschaftliches Multiprojektmanagement. Dazu werden folgende Programmarten unterschieden:

  • Pflichtprogramme: Gesetze und Rechtsverordnungen: z.B. DVPMG, PDSG, DVG, TSVG, Krankenhausfinanzierungsgesetz.
  • Strategieprogramme: Unternehmensstrategie, Medizinstrategie, Digital- & IT-Strategie, Personalstrategie, Logistikstrategie, Policy.
  • Förderprogramme: Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV).
  • Qualitätsprogramme: Kontinuierliche-Verbesserung (ISO 9001), Strukturverbesserung, Performance-Verbesserung (Kosten, Erlöse, Versorgung).

Im (KHZG-)Förderkontext wird jeder Förderantrag durch ein Förderprogramm repräsentiert. Die jeweiligen Förderkriterien (MUSS und KANN), die zugehörigen Projektanträge und die daraus entstehenden Projekte werden dem betreffenden Förderprogramm zugeordnet. Der Umsetzungsfortschritt des Förderprogramms leitet sich aus dem Umsetzungsstatus der zugehörigen Anforderungen und Projekte ab. Aus Sicht der Programmsteuerung werden parallellaufende Projekte so miteinander vernetzt, dass doppelte Aufwände vermieden werden. Dabei steht der Programm- und Unternehmenserfolg über dem Erfolg der Einzelmaßnahme. Ziel ist es, die verfügbaren Ressourcen projektübergreifend optimal zu nutzen.

Anforderungen

Neue Anforderungen sind der Motor für Veränderung und der Auslöser neuer Projekte. Um keine Chancen zu verpassen und rechtsicher zu handeln, müssen Anforderungen fortlaufend identifiziert, strukturiert erfasst und bewertet werden. Anforderungen ergeben sich aus Gesetzesinitiativen, Vorschriften, Förderkriterien, strategischen Zielen und Vorgaben oder Anforderungen der Fachbereiche. Außerdem können Ideen- und Anforderungen von Mitarbeiter*innen sowie Maßnahmen aus dem Qualitäts- und Risikomanagement als Anforderungen in die Planung einfließen. Anforderungen werden den betreffenden Programmen zugeordnet. Der Umsetzungsstand und die Relevanz der Anforderungen werden über folgende Status bewertet: “projektiert“, „erfüllt“, „nicht relevant“ oder zur Umsetzung „freigegeben“. Anforderungen die „freigegeben“ wurden werden Projektanträgen zugeordnet. An den entstehenden Projekten wird schließlich der Umsetzungsfortschritt dokumentiert, in dem der Status der jeweiligen Anforderung entsprechend fortgeschrieben wird: “projektiert“ oder „erfüllt“.

Projektanträge & Projektportfoliomanagement

Um konkurrierende Projektideen bei begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen zu bewerten, werden Projektanträge erstellt. Diese lösen die heute häufig genutzten papierbasierten „Entscheidungsvorlagen“ ab. In diesen Projektanträgen werden Kosten und Nutzen des geplanten Vorhabens sowohl quantitativ in Euro als auch qualitativ hinsichtlich des Beitrags zur Zielerreichung und Strategiekonformität sowie möglicher Umsetzungsrisiken bewertet. Durch die Zuordnung von Anforderungen zu Projektanträgen wird sichtbar, ob alle MUSS-Anforderungen bei der Umsetzungsplanung berücksichtigt wurden. Im Kontext des KHZG bildet die Kosten-Nutzenkalkulation die Grundlage für das spätere Fördercontrolling. Die erfassten Zahlen müssen exakt den Plankosten gemäß Förderantrag entsprechen.

Projekte & Statusberichte

Die Umsetzung von Veränderungen erfolgt in Projekten. Das Projektmanagement zielt darauf ab, die identifizierten Anforderungen frist- und aufwandsgerecht mit hoher Qualität umzusetzen. Dazu werden Projekte mit Hilfe von Meilensteinen, Teilprojekten, Arbeitspaketen und Aufgaben strukturiert und Verantwortliche werden festgelegt. Die Projektsteuerung folgt agilen Prinzipien wobei regelmäßige Planungs- und Review-Termine, eingeplant werden in denen die Aufgaben z.B. für die folgenden zwei bis vier Wochen konkretisiert werden. Regelmäßige Retrospektiven dienen dazu, Stärken und Schwächen im Vorgehen, in der Zusammenarbeit oder in der Nutzung der Software und Methoden zu erkennen und daraus Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung abzuleiten. 14-tägige Projektstatusberichte sind die wesentlichen Feedbackinstrumente für die Projektverantwortlichen, die KHZG-Programmsteuerung, die Standort- bzw. Bereichsleitungen und die Geschäftsführung. Durch entsprechende Ampelstatus „grün“, „gelb“ oder „rot“ werden Risiken und Gegenmaßnahmen bzw. Anpassungsbedarf am Zeit- oder Ressourcenplan angezeigt und bei Bedarf als Entscheidungsvorlage formuliert.