Mit der Freigabe eines Projektantrages werden die kalkulierten Kosten als Plankosten in das jeweilige Projekt übernommen. Eingehende Rechnungen können im Projektverlauf eingebucht werden und belasten die entsprechende Kostenstelle. So entsteht die Grundlage für die KHZG-Berichterstattung. Beim Ausführen der Aktion „Projektantrag freigeben“, öffnet sich automatisch die Projekt-Erfassungsmaske. Diese ist mit allen im Projektantrag erfassten Daten vorbefüllt.
Pflichtfelder in diesem Schritt sind die Felder:
• Projektbezeichnung
• Projektleiter
• Stv. Projektleiter
• Projektkoordination
• Projektart
• Möglicher Projektstart
• Voraussichtliches Projektende
Bei der Besetzung der Rollen sollte bei Projekten wo möglich ein Vertreter des Fachbereichs und ein Vertreter der IT hinterlegt werden. Die Projektkoordination stellt das PMO (extern oder intern). Ergänzend können in diesem Schritt die Projektbeteiligten erfasst werden.