Über den Workflow kann der Status einer Anforderung angepasst werden. Empfehlungen und Entscheidungen werde revisionssicher dokumentiert. Welche Aktionen einem Anwender im Workflow zur Verfügung stehen hängt von den im System hinterlegten Benutzerrollen ab (vgl. Rollen und Berechtigungen). Benutzer*innen mit entsprechend weitreichenden Berechtigungen können den Empfehlungs- und Freigabeprozess umgehen bzw. abkürzen, so dass der Status von KHZG-Anforderungen bei Bedarf einfach und ohne Umwege nachdokumentiert werden kann.
Mit dem Schritt „Anforderung bewerten“ wird die Anforderung an die zugeordneten Fachexpert*innen weitergeleitet. Diese werden per E-Mail über diesen Schritt informiert.