Über den Workflow kann der Status eines Projektantrags angepasst werden. Empfehlungen und Entscheidungen werde revisionssicher dokumentiert. Welche Aktionen einem Anwender im Workflow zur Verfügung stehen hängt von den im System hinterlegten Benutzerrollen ab (vgl. Rollen und Berechtigungen). Benutzer*innen mit entsprechend weitreichenden Berechtigungen können den Empfehlungs- und Freigabeprozess umgehen bzw. abkürzen, so dass der Status von KHZG-Projektanträgen bei Bedarf einfach und ohne Umwege nachdokumentiert werden kann. Alternativ kann bereits in diesem Schritt der Projektantrag durch die Fachexperten zurückgestellt oder abgelehnt werden.
Mit dem Schritt „Projektantrag bewerten“ wird der Projektantrag an die zugeordneten Fachexpert*innen weitergeleitet. Diese werden per E-Mail über diesen Schritt informiert.