Zur Strukturierung der Projektplanung stehen folgende Planungselemente zur Verfügung:
• Meilensteine
• Teilprojekte
• Arbeitspakete
• Aufgaben
In den folgenden Abschnitten wird erläutert, welche Funktion das jeweilige Planungselement hat und worauf bei der Projektplanung geachtet werden sollte.
Meilensteine
Bereits bei der Erstellung eines Projektantrags bietet es sich an, Meilensteine zu definieren. Dabei handelt es sich um Zeitpunkte im Projekt, zu denen bestimmte Zwischenergebnisse vorliegen sollen. Plant man Projekte mit externen Dienstleistern, können Meilensteine auch als Zahlungsmeilensteine gekennzeichnet werden. Bei der Suche nach geeigneten Meilensteinen hilft es, das Projekt in Phasen aufzuteilen. Häufig verwendete Phasen sind: Initialisierung, Analyse, Konzeption, Umsetzung/Konfiguration, Test, Schulung, Abschluss/Abnahme.
Teilprojekte
Teilprojekte bieten sich insbesondere an, wenn unterschiedliche Themengebiete von verschiedenen Organisationsbereichen bearbeitet werden müssen/können, um das Projektziel insgesamt zu erreichen. Ein typisches Beispiel für eine Teilprojektstruktur ist die Trennung von Prozess- und Organisationsthemen von Infrastrukturthemen, wie überschaubare bauliche oder informationstechnische Maßnahmen. Ein komplexes Bauvorhaben verdient in der Regel ein eigenes Projekt. In diesen Fällen können Zusammenhänge über die Verwendung der Programmebene dargestellt werden. Teilprojekte eignen sich immer dann besonders gut, wenn die Arbeitspakete im Teilprojekt weitgehend unabhängig von denen eines anderen Teilprojektes erledigt werden können. Weitere Beispiele für Teilprojekte sind: Prozesse & Organisation, Setup & Konfiguration, Schulung, Infrastruktur, Kommunikation.
Arbeitspakete
Arbeitspaket-Verantwortliche können auf Arbeitspaket-Ebene den Status zu ihrem Arbeitspaket anzeigen. Arbeitspakete dienen dazu, die Projektarbeit zu strukturieren. Innerhalb eines Arbeitspaketes können Aufgaben hinzugefügt werden, um die Arbeit im Detail zu planen. Dabei können einzelne Aufgaben innerhalb eines Arbeitspaketes unterschiedlichen Personen zugewiesen werden.
Aufgaben
Aufgaben sind die kleinste Planungseinheit im Projekt. Jeder Projektbeteiligte kann Aufgaben dazu nutzen, sich selbst zu organisieren und für sich selbst entsprechende Aufgaben in seinen Arbeitspaketen einplanen.