Grunddaten

Das Surveymanagement-Modul ermöglicht die Realisierung sowohl einfacher als auch umfangreicher Befragungen. Der Menüpunkt "Umfagen" bietet eine Übersicht über alle im Tool erstellten Befragungen.

Über den Filterbereich kann die Liste der Befragungen durchsucht und nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden.  Beim Klick auf eine Spaltenüberschrift, wird die Liste nach der betreffenden Spalte sortiert.

Über den Button "Neuer Eintrag" besteht die Möglichkeit eine neue Umfrage zu erstellen. Sind bereits Umfragen in der Liste vorhanden, können diese über das Stiftsymbol zur Bearbeitung geöffnet werden. 

Über das zweite Symbol gelangt man zur Vorschau der Befragung im Portalbereich. Voraussetzung hierfür ist, dass das Modul "Surveymanagement" zuvor im Redaktionssystem in mindestens einer Seite eingebettet wurde. Über die dritte Schaltfläche gelangt man zur Vorschau der Ergebnisse, vorausgesetzt es liegen bereits Umfrageergebnisse vor. Die vierte Schaltfläche ermöglicht es bestehende Umfragen zu dublizieren.

Zur Bearbeitung einer Umfrage können zunächst die Grunddaten erfasst werden.:

Eine Umfrage durchläuft verschiedene Phasen die im System über das Feld "Status" definiert werden.  Abhängig vom jeweiligen Status sind unterschiedliche Aktionen für Umfrageteilnehmer möglich. Folgende Status werden unterstützt:

1. In Bearbeitung: Die Umfrage wird aktuell erstellt oder überarbeitet; sie ist noch nicht für die Teilnehmer verfügbar.

2. Geplant: Die Umfrage ist erstellt und eingeplant, aber der Befragungszeitraum hat noch nicht begonnen.

3. Laufend: Die Umfrage ist aktiv und läuft, Teilnehmer können an der Befragung teilnehmen.

4. Laufend mit Zwischenergebnissen: Die Umfrage läuft noch, es liegen bereits Ergebnisse vor. Berechtigte Personen können bereits auf  die vorliegenden Umfrageergebnisse zugreifen.

5. In Auswertung: Die Umfrage wurde beendet, und die gesammelten Daten werden ausgewertet, eine Teilnahme ist nicht mehr möglich, Ergebnisse stehen noch nicht zur Verfügung.

6. Ergebnisse verfügbar: Die Auswertung der Umfrage ist abgeschlossen, und die Ergebnisse stehen für berechtigte Personen zur Verfügung. 

7. Archiviert: Die Umfrage und die Ergebnisse wurden archiviert. Die Umfrage wird nicht mehr in Auswahllisten angezeigt.

Im Feld Bezeichnung erhält die Umfrage einen einedeutigen Namen, so dass sie später in Suchen gefunden werden kann. Dieser Name wird bei Veröffentlichung der Umfrage angezeigt und sollte daher sorgfältig gewählt werden.

Im nächsten Schritt können der Befragungszeitraum (von/bis) sowie der Veröffentlichungszeitraum definiert werden. Die Zeiten können dabei mintuengeau erfasst werden.

Über die die Auswahlliste "Anzeige in Liste" kann ...

Im nächsten Abschintt können weiterführende Informationen für die Teilnehmenden erfasst werden:

Beschreibung: Erläutern Sie kurz Ziel und Zweck und Inhalt der Umfrage.

Abschlussseite für anonyme Umfragen: Die Überschrift der Abschlussseite sollte klar und prägnant sein, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erfassen und den Zweck der Seite zu verdeutlichen. Beispielsweise könnte die Überschrift lauten: "Vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserer Umfrage!"
Unter der Überschrift kann man ein Textfeld bearbeiten in dem Informationen über den weiteren Verlauf der Umfrage stehen, wie lange die Befragung noch läuft,  wann ist mit Ergebnissen zu rechnen oder wie kommt man die Ergebnisse 

Abschlussmeldung: Die Abschlussmeldung wird als einem Pop-Up-Fenster erscheinen. Dies ist eine Benachrichtigung, die den Umfrageteilnehmern angezeigt wird, sobald sie die Umfrage abgeschlossen haben. Diese Meldung erscheint typischerweise als kleines Fenster, das über den Umfragebildschirm gelegt wird und dem Teilnehmer bestätigt, dass die Umfrage erfolgreich beendet wurde. Die Abschlussmeldung dient dazu, den Teilnehmern für ihre Teilnahme zu danken.

Datenschutzhinweise: Es können Datenschutzhinweise eingefügt werden, um sicherzustellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden und die Teilnehmer über die Verwendung ihrer Daten informiert sind.

Teilnahmeberechtigungen

Beim Surveymanagement können Teilnahmeberechtigungen auf verschiedene Arten gehandhabt werden, einschließlich anonym, personalisiert oder eine Kombination aus beiden. 

1. Anonyme Teilnahme: Bei anonymen Umfragen sind die Antworten nicht mit der Identität der Teilnehmer verknüpft. Die Umfrage kann von jedem ausgefüllt werden, der über den Link oder die Einladung verfügt, ohne dass persönliche Informationen erfasst werden. Anonymität kann dazu beitragen, ehrlichere Antworten zu erhalten, da die Teilnehmer sich frei fühlen können, ihre Meinungen und Erfahrungen zu teilen, ohne sich Sorgen um mögliche Konsequenzen machen zu müssen.
   
   

2. Personalisierte Teilnahme: Bei personalisierten Umfragen müssen die Teilnehmer sich identifizieren oder einloggen, bevor sie die Umfrage ausfüllen können. Dies ermöglicht es, die Umfrageergebnisse mit bestimmten Teilnehmern zu verknüpfen, was nützlich sein kann, um individuelle Feedbacks zu geben, Follow-up-Aktionen zu planen oder spezifische Segmentierungen in der Analyse vorzunehmen. Personalisierte Umfragen können jedoch dazu führen, dass sich manche Teilnehmer zurückhalten oder weniger ehrlich antworten, insbesondere wenn sie Bedenken hinsichtlich ihrer Privatsphäre haben.
   
   

3. Kombination von anonym und personalisiert: In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Kombination aus anonymen und personalisierten Teilnahmeberechtigungen zu verwenden. Zum Beispiel können Sie anonyme Umfragen für allgemeine Feedbacks oder Meinungsumfragen verwenden, während personalisierte Umfragen für spezifische Gruppen oder Kundenfeedback verwendet werden. Auf diese Weise können sowohl allgemeine Trends als auch individuelle Perspektiven erfasst werden.

Die Wahl der Teilnahmeberechtigungen hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art der Umfrage, der Zielgruppe, der Sensibilität der Fragen und den Zielen des Surveymanagements.
Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile jeder Methode abzuwägen und sicherzustellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, um das Vertrauen der Teilnehmer zu gewinnen und die Qualität der gesammelten Daten zu gewährleisten.

Auswerteberechtigungen

Die Festlegung von Auswerteberechtigungen im Surveymanagement ist entscheidend, um den Zugriff auf die Umfrageergebnisse zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen die Ergebnisse einsehen können. Hier sind zwei gängige Methoden, um Auswerteberechtigungen zu handhaben:

1. Alle berechtigen: Bei dieser Methode sind alle registrierten Teilnehmer der Umfrage berechtigt, die Ergebnisse einzusehen. Anonyme Teilnehmer haben jedoch keinen Zugriff. Das bedeutet, dass alle, die sich für die Umfrage angemeldet haben und über ein registriertes Benutzerkonto verfügen, nach Abschluss der Umfrage die Ergebnisse einsehen können. Dies ist eine einfache Methode, die es allen Teilnehmern ermöglicht, die Ergebnisse zu sehen, ohne zusätzliche Schritte unternehmen zu müssen.
   
   

2. Berechtigung einschränken: Hier werden die Auswerteberechtigungen eingeschränkt, sodass nur ausgewählte Kontakte oder Personenkreise die Ergebnisse einsehen können. Eine Teilnahme an der Umfrage ist dafür nicht erforderlich. Dies könnte bedeuten, dass nur bestimmte Mitarbeiter, Führungskräfte oder Personen mit speziellen Zugriffsrechten die Ergebnisse sehen dürfen. Diese Methode bietet eine höhere Kontrolle darüber, wer die Ergebnisse einsehen kann, und kann nützlich sein, wenn die Informationen sensibel sind oder bestimmten Gruppen vorbehalten bleiben sollen.

Die Wahl zwischen diesen beiden Methoden hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielsetzungen der Umfrage sowie den Datenschutzrichtlinien und der Sensibilität der Umfrageergebnisse ab. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die gewählte Methode die Vertraulichkeit der Daten wahrt und den Datenschutzbestimmungen entspricht.