Rollen im Projektmanagement - Projekte - Projektmanagement - Benutzerhandbücher

Initiator*in

Die Organisation, die das Projekt verantwortet und die Rechnungen zahlt.

Bereichsleiter*in

Die Bereichsleitung steht stellvertretend für den Projektsponsor im Sinne des Projektauftrags-Verantwortlichen. Es handelt sich um eine natürliche Person, die das Budget verantwortet, in der Regel hat diese Person den betreffenden Projektantrag freigegeben. Die Bereichsleitung ist Mitglied im Lenkungsausschuss und entscheidet über die Freigabe von Ressourcen bei Planabweichungen.

Projektleiter*in

Er/Sie trägt die Verantwortung für das Erreichen der Projektziele. Er/Sie hat die Aufgabe, das Projekt in dem vordefinierten Rahmen (Zeit und Budget) umzusetzen. Er/Sie motiviert das Projektteam, um die Produktivität zu steigern. Er/Sie berichtet an den Projektlenkungsausschuss und ggf. an die Programmleitung, sofern das betreffende Projekt Teil eines entsprechenden Programms ist.

Stv. Projektleiter*in

Er/Sie vertritt die Projektleitung in deren Abwesenheit. Häufig nimmt die Person, die als Stellvertreter/in agiert, zusätzlich eine Teilprojektleitung wahr. Alternativ können Doppelspitzen etabliert werden. Für Digitalisierungsvorhaben bedeutet dies z.B. ein Vertreter des Fachbereichs und ein Vertreter der IT.

Projektkoordinator*in

Die Besetzung der Rolle der Projektkoordination kann, abhängig von der Projektgröße und der personellen Ausstattung, unterschiedlich ausgeprägt werden:

a. Projekt-Management-Office / Projektcontrolling

Das PMO unterstützt den Projektleiter und übernimmt Aufgaben, die sonst durch die Projektleitung ausgeführt werden müssten. Dazu zählt die Unterstützung bei der Projektplanung, der Terminkoordination, der Überwachung des Projektfortschritts und der Projektkostenentwicklung. Zu den Aufgaben des PMO zählt darüber hinaus die Dokumentation von Projektergebnissen, die Dokumentablage und die Pflege der Statusberichte in Abstimmung mit der Projektleitung.

b. Vertretung Kunde/Fachbereich

Wird die Projektleitung durch einen internen und einen externen PL besetzt, kann die Projektkoordinationsrolle alternativ zum PMO dazu genutzt werden, einen Vertreter aus dem Fachbereich herauszuheben, der dann für die Kommunikation und die Bereitstellung der benötigten Ressourcen seiner Organisation verantwortlich ist.

Projektbeteiligte

Alle an einem Projekt beteiligten Personen müssen im System entsprechend erfasst werden. Durch die Zuordnung einer Person zu einem Projekt erhält diese den Zugriff auf das betreffende Projekt und kann in Teilprojekten, Arbeitspaketen oder Aufgaben eingeplant werden.

a. Teilprojektleiter*in

Bei umfangreichen Vorhaben unter Beteiligung mehrere Organisationseinheiten und ggf. externe Partner helfen Teilprojekte, die Verantwortlichkeiten zu verteilen. Häufig werden bspw. Prozess- und Infrastrukturthemen in getrennten Teilprojekten geführt. Die Teilprojektleiter verantworten ihr jeweiliges Teilprojekt. Sie planen den Ressourceneinsatz im Teilprojekt und berichten den Teilprojektstatus an den Projektleiter.

b. Arbeitspaket-Verantwortliche*r

Der Arbeitspaketverantwortliche plant und überwacht ein Aufgabenbündel, das logisch zusammengehört. So kann z. B. die Planung, Durchführung und Nachbereitung einer Schulung in einem Arbeitspaket zusammengefasst werden. Der AP-Verantwortliche dokumentiert den Status des jeweiligen Arbeitspaketes. Das Arbeitspaket ist die kleinste Planungseinheit, deren Status unmittelbar in den Gesamtstatus des Projektes einfließt.

c. Aufgaben-Verantwortliche*r

Eine Aufgabe ist das kleinste Planungselement in Projekten. Projektbeteiligten werden im Zuge der Planung Aufgaben übertragen. Sie werden zu Aufgaben-Verantwortlichen. Sie sind für die fristgerechte Umsetzung der definierten Aufgabe verantwortlich. Sie dokumentieren ihren Arbeitsfortschritt an der jeweiligen Aufgabe.

d. Qualitätsmanager*in

Für diese Rolle gibt es im Projektmanagement-Tool keine explizite Erfassung. Richtet man diese Rolle ein, muss dies organisatorisch entsprechend geklärt werden. Der/Die Qualitätsmanager/in hat die Aufgabe, wichtige Projektergebnisse zu prüfen und formal freizugeben. Die Rolle kann für unterschiedliche Aufgaben wechseln.

e. Kostenkontroller*in

Mitarbeitende mit dieser Rolle können im Projekt Kostenbuchungen vornehmen, sofern dies in der jeweiligen Projektart vorgesehen ist. So können z.B. Kosten aus Eingangsrechnungen auf ein Projekt verbucht werden, um die Budgetausschöpfung von Fördermitteln zu überwachen.